בתקופת שפל אמיתי חייבים להיערך ולהעביר להילוך מהירות הקול במינימום 

אפשר לכתוב הרבה בשבחי אירועים עסקיים ללקוחות - עד כמה הם תורמים לחיזוק הקשר עם ציבור הלקוחות, תורמים ליחסי ציבור טובים ועוד. קיים פן נוסף, שבדרך כלל לא מדברים עליו, אולי אפילו לא חושבים עליו אך הוא חיוני למינוף מחלקת השיווק בעסק, אפילו בעסק של אדם אחד: טיפוח מאגרי המידע כהכנה לאירוע.
חשוב לציין שהשבחת מאגרי המידע חייבת להתבצע כחלק מהעבודה השוטפת של עסק. "בשלושת החברות שלי יש כוח אדם מיומן, שתפקידו ליצור קשר קבוע עם לקוחות ולשמור איתם על קשר קבוע. אחת החברות מחזיקה במאגרי נתונים נרחבים ביותר. ובכל זאת, במסגרת העבודה השוטפת אנחנו לא תמיד רואים את המאגר כמקשה אחת אלא מתמקדים באנשים מסוימים, ושוכחים אחרים", מסביר עדי פלאוט, מנכ"ל קבוצת קומליין.
עסק שמכריז על אירוע שמתקרב, חייב בכל מקרה לוודא שהמאגר שלו מעודכן וכך יכול להפיק תועלת מכופלת מההכנות (שבכל מקרה צריך לבצע).
הנה דוגמא: אתה מפיק אירוע למאות אורחים, כולם לקוחות. ככל שהאירוע הולך ומתקרב כדאי להתחיל לבדוק מה המצב הכללי:
האם רשימות הדיוור מושלמות עם כל הנתונים? - אם לא, אז משלימים אותן.
האם נתוני התקשורת (אי-מיילים, ניידים, פקסים וכו') של הלקוחות מעודכנים באופן מושלם? באותה הזדמנות של הזמנות לאירוע מעדכנים אותם.
האם ישנם ברשימות שמות כפולים? - יש לסדר את הנתונים בתוכנת ניהול קשרי הלקוחות.
האם כדאי להזמין גם אנשים שאינם לקוחות? זו הזדמנות מצוינת להראות למנהל הבנק מי אתם ולהזמין את כל בעלי הדעה והמאה כדי להתחכך איתם.
האם מעודכנים גם פרטי הלקוחות שלא מתאימים להמשיך ולהיות לקוחות? חשוב שמאגר הלקוחות יהיה באמת איכותי ולא חייבים לקבל כל אחד בתור לקוח. עסק צריך לדעת לא רק איך להשיג לקוחות אלא גם את מי לעודד לשמור על קשר ועל מי לוותר.
כהכנות לאירוע יש להתחיל ליצור קשר עם כולם ולהזמין אותם אחד-אחד, באופן אישי. זאת הזדמנות נפלאה לדרוש בשלומם, לברר מה קרה מאז הפעם האחרונה שנפגשנו איתם, בקיצור לחזק את הקשר.
פעולות כאלה צריכות להתבצע בשוטף, ובעסקים מצליחים רבים אכן מתבצעות - אבל לא מספיק. לא תמיד יש סיבה לצלצל ללקוחות, לא תמיד יש סיבה לעדכן את המאגרים, וכך עוברות להן שנה ועוד שנה...
לכן, אירוע לקוחות הוא הזדמנות שיווקית בריבוע - כי הוא "מכריח" את העסק לבצע את פעולות השבחת המאגר האלה, שהן קריטיות להצלחת כל מסע פרסום. יש לקחת בחשבון ששימור לקוחות לא יוכל להתבצע ללא רשימות מלאות ומעודכנות. כל הרצון הטוב שבעולם וגם המוצר המלהיב ביותר לא יספיקו אם אין מאגר מעודכן ואיכותי שאפשר לספר לו על כך.
זו חוויה מיוחדת לקבל את פניהם של 300 אנשי עסקים, המגיעים כמעט בו-זמנית, תוך כדי קבלת פנים המשדרת את התחושה שחיכיתם להם באופן אישי...
זאת למעשה העוצמה המלאה של טיוב הרשימות. קבלת הקהל היא אחד מהדברים הקריטיים ביותר להצלחת אירוע לקוחות והיא תלויה לחלוטין בהכנה המוקדמת של רשימת המוזמנים.